呂宗昕教授
吉越浩一郎在日本是個傳奇人物,有「革命社長」之稱譽。他在擔任日本黛安芬公司社長期間,以卓越的管理能力,讓公司起死回生,連續十九年創造驚人的業績成長率,其總營收甚至是德國總公司的兩倍。他的名言是:
「工作實力=能力 × 時間 × 效率。」
吉越浩一郎特別重視效率,認為效率是提升實力的重要因素。獨特的高效率經營模式,讓他獲選為「平成一百位經營者」之一。
對於日本傳統的超時工作、習慣加班的企業文化,他頗無法認同,認為經常加班者一般有兩大迷思:
․覺得自己越晚下班,越能突顯個人的工作價值。
․如果周遭的同事和主管都尚未下班,自己也不方便先行離開。
一 旦公司裡充斥著這兩大迷思,便會導致所有人均無法準時下班。延遲下班的結果不斷惡性循環下去,員工疲憊的身心無法獲得充分抒解,反而致使競爭力下降。 吉越深入探究一般員工無法準時下班的原因,認為可歸咎因素之一是辦公室環境。於是他設下規定,在中午的兩小時內,員工不得接聽客戶電話、不得相互交談,甚 至不得影印文件。
他為所有員工騰出兩小時的「加油時間」,以製造完全不受干擾的「寧靜空間」,結果使公司整體的工作效率顯著提升,大家都能準時下班,工作成果亦大幅增加。這也是他成功讓公司轉虧為盈的重要祕訣。
做 個「一口氣工作者」 工作要有產出,必須經過一定的過程。如果這個過程不斷受到電話、訪客、會議、電子郵件的干擾而被迫中斷,原本應當完整順暢的過程將被切割得支離破碎。 每次的干擾都可視為是一把刀切在一條長方形的蜂蜜蛋糕上,一刀切成兩塊,兩刀切成三塊,隨著刀數不斷增加,蛋糕原貌就會被破壞殆盡。
想要提升工作的產出效率,必須盡量使產出過程能夠頭尾連貫、一氣呵成,以求順利獲得成果。
吉越浩一郎規定中午為「加油時間」,就是為了使全體員工不受外界干擾,可一鼓作氣地完成工作。
南陽街有位英文補教名師發明了「一口氣英文」的方法,鼓勵學生一口氣背三句英文,用來訓練不敢開口說英文的人能勇敢開口,據說該方法頗為有效。
上班時,也建議採行「一口氣工作法」,一鼓作氣將工作做完,而非斷斷續續、輕淺多口呼吸,造成工作成效不彰。
工作無法一氣呵成,有時固然是受外界干擾所致,但有時是源自於工作者本身的問題。上班族不能一口氣工作的可能原因如下:
․外界的干擾──使自己無法連續工作。
․意念的遊移──使自己無法專注思考。
․萌生的倦意──使自己喪失工作動力。
․自我的中斷──自行製造干擾,致使工作中斷。
找到原因後,必須逐漸修正工作模式,使自己的工作之「氣」綿長不絕,方能在預定時間內順利完成交辦任務。
工作效率的不同時間模式 將工作效率相對於工作時間繪圖後,會得出兩種工作模式:
1.一口氣工作者──
剛開始工作時,進入熱身狀態,工作效率逐漸由零往上升。持續工作一段時間後,越做越順手,工作效率即升到最高值,進入個人的顛峰狀態。再持續一段時間後,因身心漸趨疲憊,故工作效率逐漸下降。
2.經常「斷氣」的工作者──
工作效率還在從零往上升的途中,就因周遭或個人因素中斷工作,於是效率值在尚未達到最高點前,就被迫降回零的狀態。停滯一段時間,再重新「啟動」工作時,效率又逐漸從零往上升。然而一旦又中斷工作,效率又會降至零,如此周而復始,導致工作效率始終低迷不振。
「一口氣工作者」可在短時間內完成暖身動作,將工作效率拉升至最高值,並可在效率顛峰狀態維持一段時間,猶如已達極速的跑車馳騁在毫無攔阻的高速公路上,故能迅速處理工作,在短時間內產出大量成果。
反之,「經常斷氣的工作者」因外界干擾或個人狀況不斷,還沒機會表現自己的最高工作效率,就被迫降回為零,好比一輛不斷遇到紅燈阻擋的老爺車。反覆「開機」與「關機」,工作的進度想快也快不了,故工作成果往往不甚理想。
成為「一口氣工作者」的方法
如何才能成為「一口氣工作者」呢?建議可參考以下方法:
1.努力製造一段不受干擾的時間
可提早進入辦公室,在沒有電話、同事干擾的狀況下,開始一天的工作。或央請同事在特定時間內代接電話,使自己能心無旁騖地處理手上的事務。
2.積極尋找一個不受干擾的空間
在工作繁忙時,可利用無人的會議室、簡報室或移往較安靜的辦公室角落,善用「寧靜空間」來提高自己的工作效率。
3.不輕易自行中斷已熱身的工作
經常做了又停、停了又做,是難以累積大量工作成果的。俗話說「打鐵要趁熱」,當自己好不容易熱身至「火力全開」之際,請堅定意志力,努力維持一段時間,絕不輕易中斷已上手的工作。
4.在適當之處做不得已的中斷
萬不得已必須暫停手中的工作時,請選擇合適的中斷點。如需離開座位片刻,除了貴重物品及機密資料外,其他文件可保持原狀,待自己返回座位時,便能迅速進入狀況,銜接未完成的工作。
人沒有了「氣」就無法存活,工作沒有了「氣」就難以產生成果。請盡量讓自己工作起來「中氣十足」、「氣貫全身」。
松下幸之助說:「忙碌和緊張,能帶來高昂的工作情緒;只有全神貫注時,工作才能產生高效率。」
讓自己的工作之氣綿延不絕,自己可全神貫注,自然會持續獲得豐碩的工作成果。(文章來源:《效率決定競爭力》,商周出版)
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